Häiriötilanteisiin varautuminen lähtee avainprosessien tuntemisesta

Koronavirus on aiheuttanut globaalisti ennennäkemättömän laajan häiriötilanteen, johon reagoiminen on ollut haastavaa. Valtaosa organisaatioista on joutunut sulkemaan äkisti toimintojaan, viemään vähintään osan töistä etänä tehtäväksi ja pahimmillaan keskeyttämään liiketoimintansa jopa kokonaan. Voiko tällaisiin kriiseihin ylipäätään varautua?

Globaalia pandemiaa ei tyypillisesti ole huomioitu uhkaskenaariona kuin suurempien julkisten ja yksityisten organisaatioiden valmiussuunnitelmissa. Koronaviruksen tyyppiset pandemiat ovat vuosien saatossa olleet varmasti myös useissa valmiusharjoituksissa osana taustaskenaarioita. Pk-yrityksissä on kuitenkin harvemmin totuttu valmiussuunnittelussa tarkastelemaan näin laajoja uhkakuvia.

Mutta kuinka yrityksissä on ylipäätään tehty valmiussuunnittelua erilaisten uhkien varalle? Oman havaintoni mukaan koronaviruksen aiheuttama äkkipysähdys on tullut lähes jokaiselle, myös allekirjoittaneelle, yllätyksenä. Aivan näin laajoihin yhteiskunnallisiin vaikutuksiin – ja vieläpä näin nopealla aikataululla – en olisi itsekään uskonut, jos joku olisi vuoden alussa näin väittänyt tapahtuvan. Kuitenkin varautumalla pienempiinkin uhkiin voidaan edesauttaa liiketoiminnan selviytymistä myös laajemmissa häiriötilanteissa.

Pystytäänkö teidän organisaatiossanne maksamaan palkat ajallaan, jos palkanlaskennasta vastaava henkilö ei pääsekään enää töihin?

Tarkastellaanpa varautumista yhden tyypillisen avainprosessin, eli palkanlaskennan kautta. Se, että organisaatioissa pystytään ylipäätään palkkoja maksamaan, koskettaa käytännössä kaikkia työntekijöitä. Olen havainnut, että välttämättä esimerkiksi palkanlaskennan prosesseja ei ole kuitenkaan sillä tavoin dokumentoitu, että palkanlaskennasta vastaavan henkilön äkillisestä poissaolosta johtuen se toimisi normaalisti. Koronapandemia on lisännyt poissaoloihin liittyviä riskejä hyvin laajasti, koska kuka tahansa työntekijä on saattanut hyvin lyhyellä varoitusajalla joutua karanteeniin, tai jopa sairaalahoitoon.

Koronapandemian arvioidaan tällä hetkellä kestävän vielä useita kuukausia. Tämä tarkoittaa sitä, että äkillisiä poissaoloja joko koronaan sairastumisesta tai karanteeniin joutumisesta johtuen voi tapahtua yllättäen hyvin monessa organisaatiossa. Mikäli organisaatiossanne ei ole valmiussuunnitelmia tehty, tai edes käyty läpi liiketoiminnan avainprosesseja, kuten palkanlaskentaa, nyt on vielä hyvää aikaa näitä tehdä ja siten varautua tuleviin häiriöihin. Palkanlaskennan kaltaisia prosesseja voi myös osin ulkoistaa, jolloin ulkoistuskumppanilta usein löytyy kattavammat varajärjestelyt. Nämäkin on syytä kuitenkin huomioida ulkoistuksesta sovittaessa.

Palkanlaskennan lisäksi tulisi tunnistaa muutkin organisaation avainprosessit, niistä vastaavat henkilöt, sekä niihin käytetyt tietojärjestelmät ja muut resurssit. Kullekin avainroolille pitäisi pystyä ylläpitämään riittävää osaamista organisaatiossa esimerkiksi varahenkilöjärjestelyin. Nämä prosessit tulee dokumentoida ja ohjeistaa siten, että niitä voidaan vähintään perustasolla suorittaa, vaikka kyseisestä tehtävästä vastuullinen työntekijä ei pääsisikään hetkeen töihin.

Valjasta vapaita resursseja jatkuvuuden kehittämiseen

Usein varautuminen, kuten erilaisten uhkien pohtiminen ja niihin liittyvien riskien arviointi, jää muun liiketoiminnan kehittämisen jalkoihin. Etenkin juuri tällä hetkellä, kun monissa yrityksissä on kevään osalta peruuntunut töitä valtavasti, johdon huomio kiinnittyy perusliiketoiminnan pelastamiseen liittyviin toimenpiteisiin. Toisaalta organisaatioissa saattaa olla paljonkin työntekijöitä pienemmällä työkuormalla töiden vähentyessä. Näitä vapaita resursseja on varmasti syytä käyttää uuden liiketoiminnan kehittämiseen, mutta heitä voi hyödyntää myös jatkuvuuden kehittämisessä.

Kannattaakin valjastaa organisaationne vapaita resursseja käymään läpi avainprosessejanne, ja pohtimaan, kuinka niitä voidaan edelleen suorittaa, jos avainresurssit eivät olekaan käytettävissä. Mikäli jotain avainprosessianne tällä hetkellä suorittavalla on yhtään luppoaikaa, hänet kannattaa vähintäänkin pyytää kuvaamaan oma toimenkuvansa ja siihen liittyvät ydintehtävät mahdollisimman selkeästi.

Kriisitilanteita voi organisaatioihin syntyä muistakin syistä kuin nykyisenkaltaisesta pandemiasta. Jos esimerkiksi tietojärjestelmätoimittaja päättääkin yllättäen irtisanoa sopimukset lopettaessaan järjestelmän ylläpidon, voi etenkin suuremmissa organisaatioissa aiheutua ongelmia liiketoiminnan jatkuvuudelle. Uuteen järjestelmään siirtyminen kun ei tapahdu sormia napsauttamalla, vaan saattaa vaatia jopa kuukausien työn järjestelmän käyttöönotossa osaksi sujuvaa arkea.

Ota yhteyttä, mikäli kaipaat sparrausta tähän työhön! Pystymme auttamaan avainprosessien kartoittamisessa, riskien arvioinnissa ja tarvittavien toimenpiteiden tunnistamisessa myös etäyhteyksien kautta.

25. maaliskuuta, 2020|VARAUTUMINEN|